Гайд для бизнес-ассистента: как выстроить работу с руководителем и коллективом

Да, формально вы уже пообщались на собеседовании и даже выяснили состав задач, но этого мало. За 15 минут собеседования всех деталей не выяснить и уж тем более не познакомиться с человеком поближе. Не понять его характера, стиля руководства и обращения с сотрудниками.

Тут стоит проявить инициативу и «продать» руководителю идею о «личной» встрече. В Зуме, Скайпе или Вотсапе — как ему удобно. Мотивируйте это тем, что чем больше вы узнаете о компании и будущих задачах, тем эффективнее сможете работать. 

Что выяснить при «встрече»:

1. Структуру компании. Какие ключевые процессы есть в компании, кто ими занимается. К кому обращаться в различных рабочих ситуациях.

2. Есть ли в компании регламенты. Если да, обязательно запросите доступ и изучите.

3. Ваши обязанности и сроки выполнения, чтобы постоянно не попадать в ситуацию, когда нужно было сделать «еще вчера». Да, весь перечень обязанностей вы сразу не выясните. Постепенно могут добавляться новые. Важно уточнить основной пласт рабочих задач: что и когда вы должны выполнять и в какой очередности.

Пример задачи: организация рабочих встреч.

Нужно уточнить: какую информацию вы должны собирать перед встречами, чтобы руководитель к ним подготовился, за сколько дней ее нужно предоставить. Вы выясняете основные моменты, а детали будете уточнять в процессе работы.

Так руководитель увидит, что вы:

• Инициативный. Не сидите и не ждете у моря погоды, а уже настроены на работу.
• Вдумчивый — хотите разобраться во всех деталях и в будущем не будете отвлекать его по мелочам.
• Ответственный — серьезно относитесь к делу. Да, и вам будет гораздо проще, если сразу разберетесь в базовых моментах работы.

Лучше всего, чтобы вас на общем собрании представил руководитель и рассказал, кто вы, чем будете заниматься и к кому будете обращаться с рабочими вопросами. Если не получается познакомиться сразу со всем коллективом, установите контакт с ключевыми фигурами в компании и позже найдите повод пообщаться с ними отдельно.

Ошибка 1. Не уточнять и не задавать вопросы. Не нужно делать вид, что вы супер компетентны и все схватываете на лету. Не стесняйтесь и спрашивайте: «Верно ли я понял, что надо сделать к этому сроку?», «К кому я могу обратиться за дополнительной информацией?» и т.д. Чем больше спрашиваете сейчас, тем меньше вопросов будет возникать в дальнейшем — это тоже подчеркивайте.

Ошибка 2. Не устанавливать коммуникацию с руководителем и коллегами. Так бывает, если бизнес-ассистент решает, что он самый умный и знает все лучше всех. И начинает спорить, говорить, что сделано неправильно и настраивать всех против себя. Этого вообще делать не надо, а уж тем более, когда вы «входите» и осваиваетесь в коллективе.

Здесь не будет советов в стиле: «Поделите все задачи на срочные и важные/важные и не срочные». Как правило, у бизнес-ассистента все задачи важные и срочные. И справиться с ними можно с помощью двух правил:

Если все сделали правильно: познакомились с ключевыми фигурами, наладили контакт с шефом и быстро вошли в рабочий ритм, то и ваша эффективность возросла. А значит, вы можете брать на себя дополнительные задачи (на этом этапе они скорее всего уже появились) и пришла пора говорить с руководством об их оплате и дальнейшей карьере. Кто-то идет к этому несколько месяцев или лет, кто-то успевает за несколько недель.

Тут главное:

1. Вести учет выполненных рабочих задач. Не «делаю», «взял в работу» или «много работал, но не сделал», а именно завершенных задач.
2. Отдельно подчеркнуть дополнительные задачи. 
3. Обозначить, за какую сумму вы готовы их решать. Или что претендуете на определенную должность в компании.

И разговаривать с руководителем. Не на бегу и между делом, а договариваться о созвоне и на нем обозначать свою позицию. Обязательно — с твердыми фактами и цифрами.

• Проведите личную встречу с руководителем. Можно онлайн. Познакомьтесь с кругом задач и структурой бизнеса. 
• Попросите представить вас ключевым сотрудникам компании, по возможности — всему коллективу.
• Четко договоритесь, что входит в ваши обязанности. 
• После того, как войдете в ритм и начнете брать на себя дополнительные задачи, можете говорить о повышении зарплаты и дальнейшей карьере. Это нужно делать при личной встрече с руководителем и доказывать свою эффективность твердыми фактами и цифрами.