Гайд для руководителя отдела продаж: как не утонуть в текучке и не работать за других

Руководитель всегда перегружен задачами. Вы напрямую общаетесь с собственником бизнеса, с руководителями подразделений и с каждым из своих сотрудников. И отвечаете за выполнение плана продаж и эффективную работу всего отдела.

Иногда еще успеваете общаться с близкими и уделять время семье

Какое-то время все идет нормально и вы уверены, что “все руководители так работают”. А потом задач становится все больше и больше… И чтобы успеть, сначала сводите к минимуму общение с семьей, а потом и вовсе начинаете жить на работе.

Вы понимаете, что это неправильно

И рано или поздно такая ситуация закончится выгоранием и увольнением — или по собственному желанию, когда просто не сможете больше “тянуть”, или же вас уволит руководство, потому что вы перестанете справляться.

Чтобы этого избежать и начать жить, а не только работать, вам нужно: 

• Правильно выстроить взаимодействие со своими сотрудниками и руководителями остальных отделов. Вы не “главный менеджер” в компании и не обязаны выполнять работу за остальных

Эффективно организовать рабочее время. И не отвлекаться на посторонние задачи

Как организовать эффективную работу в отделе продаж

1. Вы не работаете за своих подчиненных. 

• Есть функционал руководителя

• И обязанности менеджера по продажам

Это совершенно разные задачи и уровень ответственности. Многие руководители об этом забывают и позволяют менеджерам “сесть себе на шею”. Обычно это начинается с манипуляций сотрудников, особенно если вы новичок на управленческой должности: “Не успеваю”, “Не справляюсь”, “Не понимаю” и т.д.

Важно: следует остановить это в самом начале. Если сотрудник не умеет, нужно обучить и убедиться, что он все понял. Если не справляется, то сделать “фотографию” рабочего дня и выяснить, на что он отвлекается и почему не успевает. Вы помогаете своим подчиненным, а не делаете все за них.

Нужно создать условия, при которых менеджеры могут работать самостоятельно

А вы подключаетесь только тогда, когда рабочие вопросы выходят из их зоны ответственности и функционала.

2. Делегирование.

• Вы составляете список задач на сегодня и смотрите, что из этого можете передать подчиненным

• Еще раз просматриваете список и делегируете оставшиеся задачи

Это идеальная картина, к сожалению, так бывает не всегда. 

ВСЕГДА, когда дела можно передать подчиненным, а самому заняться более важными задачами — делайте это обязательно. Например, на обучающей программе “Руководитель отдела продаж” работе с подчиненными посвящен отдельный блок: чтобы они выполняли максимум задач при вашем минимальном участии.

Как выстроить взаимодействие с руководителями других подразделений

Всегда соблюдайте рабочую этику и элементарную вежливость: устраивать разборки, “меряться” количеством задач с другими руководителями и доказывать, что работаете больше — это бесполезная трата времени. 

Лучше посвятите ее своей непосредственной работе

И научитесь говорить “Нет”. Например, если руководитель юридического отдела просит вас подготовить образец договора “ведь вы в теме и хорошо знаете, что нужно прописать” — разве это ваша задача? Вы не юрист и составление договора займет у вас в 5 раз больше времени, чем у него. Это его функционал, а не ваш, всегда помните об этом и не взваливайте на себя задачи других. 

Расстановка приоритетов и тайм-менеджмент руководителя отдела продаж

Большинство коучей и бизнес-консультантов обычно советуют использовать матрицу из 4 блоков: срочные дела, не срочные и т.д. Отличная схема, но неэффективная)

В работе всегда будут появляться задачи, которые “нужно было сделать “вчера”, какие-то срочные совещания, авралы и незапланированные встречи. И это сложно поместить в матрицу — пока вы будете размышлять и подыскивать для них подходящий блок, все сроки могут пройти. Проще и эффективней использовать другой принцип:

• Если это моя задача и она срочная — тогда да, беритесь за выполнение и устанавливайте сроки 

• Если функционал не ваш, и нет прямого указания руководства — проще говоря, все остальные просто ищут на кого это свалить, тогда расставьте приоритеты и решите, насколько это важно. Если что-то стратегическое и полезное в будущем, тогда может и стоит этим заняться. Или делегировать. Только помните, что у сотрудников есть четко обозначенный функционал и они могут не взять дополнительную задачу. А значит, она вернется к вам

• Если же задача вообще не имеет отношения ни к вам, ни отделу, ни к стратегической выгоде в будущем — смело говорите “Нет”

Почему это важно?

Есть принцип потока: чтобы войти в ритм и работать с максимальной отдачей вам требуется 20-30 минут. Как только отвлекаетесь, хотя бы на несколько минут, то ритм сбивается. 

И чтобы заново в него войти, нужно потратить полчаса рабочего времени 

Поэтому отвлечения — зло и основная ошибка руководителей. Как и многозадачность и постоянные переключения с одного на другое, когда вы работаете больше всех, а результатов или нет, или они минимальны. 

Это основы управленческой работы и они помогут вам “выплыть” из любой текучки и справиться с самыми непростыми задачами. А потом появятся другие — это просто вопрос времени и вашей квалификации. И их тоже надо будет решать и “учиться на ходу”. Поэтому лучше подготовьтесь заранее, изучайте материалы по управлению и продажам в нашем блоге и пишите вопросы по теме в комментариях. На самые важные из них мы ответим в следующих материалах.