Каким должен быть эффективный руководитель отдела продаж

Чаще всего эффективность РОПа зависит от его обязанностей. Поэтому в первую очередь, нужно определиться с ними. Это может быть: 

1. Обучение менеджеров по продажам. РОП занимается этим не всегда — обычно в случае, если у компании нет бюджета, чтобы направить сотрудников на профильное обучение или нанять тренера по продажам. 

2. Контроль: за выполнением плана продаж, индивидуального плана каждого менеджера и всех рабочих задач в отделе. 

В некоторых компаниях (как правило, в среднем и крупном бизнесе) есть отдельное подразделение по контролю качества. Например, его сотрудники прослушивают звонки менеджеров по продажам, отслеживают корректность внесения данных в CRM и т.д. Затем заполняют чек-листы по каждому менеджеру и передают их руководителю отдела продаж. 

В стартапах и малом бизнесе контроль качества — обязанность РОПа. Он должен постоянно отслеживать исполнение рабочего регламента менеджеров по продажам. В него входит:

• Ведение отчетности и своевременное ее предоставление.
• Заполнение карточек клиентов в CRM.
• Выставление счетов.
• Составление договоров.
• Своевременная обработка заявок, ведение переговоров с клиентами, корректная передача клиента в другое подразделение (если это необходимо) и все остальные рабочие задачи менеджеров по продажам.

Кроме того, эффективный руководитель отдела продаж отслеживает, кто именно из отдела приносит больше/меньше прибыли компании и в зависимости от этого: поощряет сотрудника, направляет его на обучение (или занимается этим самостоятельно) или ищет другого менеджера.

3. Организация рабочих процессов в отделе. В малом офлайн-бизнесе РОП может заниматься множеством задач: от заявок на замену картриджа в принтере у менеджера, до заказа канцелярских принадлежностей (бывает и такое). В онлайн бизнесе РОП может контролировать наличие денег на рабочем телефоне у менеджера по продажам (чтобы тот не попал в ситуацию, когда нужно позвонить клиенту, а на телефоне не хватает средств). В общем, такие административные обязанности могут входить в функционал РОПа.

Конечно же, РОП должен распределять заявки от клиентов между менеджерами. В одних компаниях он делает это лично, в других отслеживает равномерность распределения заявок автоматической системой. 

4. Управление: персоналом, задачами, информацией. Это уже не относится к обучению, а к мотивации персонала, корректной постановки задач менеджерам, делегированию. Отслеживание KPI менеджеров и отдела, корректное выстраивание взаимодействия с другими структурными подразделениями компании. Стратегическое планирование и прогнозирование рисков (освоение новых рынков, анализ возможных конкурентов, смена политики компании, изменение целевой аудитории и своевременная подготовка отдела к такому повороту событий и пр.) А также взаимодействие с партнерами и клиентами компании.

Помимо этого, РОП  отслеживает динамику роста/убывания клиентской базы и предпринимает необходимые меры для того, чтобы с уходом менеджера тот не забрал с собой ключевых клиентов.

Эффективность работы следует измерять по KPI (Ключевым показателям эффективности). У РОПа KPI могут быть такими: количество проведенных обучающих занятий с менеджерами, сбор, анализ и своевременная сдача отчетности о показателях выполнения плана продаж и т.д. Показатели могут меняться в зависимости от компании. После того, как владелец бизнеса определился с KPI РОПа, можно сделать чек-лист:

• Перечень задач и запланированные результаты по каждой из них.
• Достигнутые результаты.

Так собственник сможет оценить эффективность работы руководителя и увеличить ее.

Как видите, у РОПа много обязанностей. И лучший способ повысить его эффективность — снять с него хотя бы часть из них. Конечно, это зависит от величины компании и количества менеджеров в отделе продаж. Если это малый бизнес или стартап с 1-5 сотрудниками, то руководитель чаще всего занимается всем самостоятельно. Если в отделе 6-10 сотрудников или больше, то можно назначить РОПу заместителя или делегировать его некоторые задачи менеджерам по продажам. И желательно автоматизировать рабочие процессы. 

Например: если в компании 10 менеджеров и РОП распределяет между ними заявки вручную, то у него не будет хватать времени ни на что кроме этого. И его эффективность как руководителя будет чуть больше 0, он будет простым администратором. 

А если в компании 1-2 менеджера, то РОПа меньше административной и организаторской работы (не надо тратить много времени на обучение сотрудников, не надо высиживать вечерами и контролировать, насколько корректно они заполнили карточки клиентов в CRM и т.д.). И тогда РОПа лучше направить на стратегическое планирование и увеличение продаж: как масштабировать клиентскую базу и увеличить прибыль, как улучшить работу с партнерами, как и какие новые продукты выводить на рынок и пр.

Здесь важно правильно координировать и направлять РОПа, и, конечно же, не «топить» его в текучке и административных обязанностях. В целом, организация эффективной работы РОПа — это не искусство, а цепочка последовательных, выверенных шагов. Более подробно об этом вы можете узнать на обучающей программе «Управление продажами и отделом продаж».

• Сделайте перечень обязанностей руководителя отдела продаж.
• Разработайте KPI РОПа и чек-лист с перечислением его задач, запланированных и достигнутых результатов.
• По возможности — снимите с РОПа часть задач и делегируйте их менеджерам. Или назначьте ему заместителя.